Reglement

Stichting Drentse Wandelvierdaagse
Verkorte weergave “Stichting DW4D”
Gevestigd te Odoorn
Opgericht 9 november 1987

Ingeschreven bij de KvK te Meppel onder nr. 41018830
Lid van de Koninklijke Wandel Bond Nederland (KWBN)
Aangesloten bij de Nederlandse Federatie voor Volkssport (NFV), Nederlandse afdeling van het Internationaler Volkssportverband (IVV)

GEGEVENS VAN DE ORGANISATIE
Adres: Stichting Drentse Wandelvierdaagse
Postbus 3,
7873 ZG Odoorn.
Telefoon: 0591 – 51 23 45
E-mail: info@dw4d.nl
Website: www.dw4d.nl

RABO-Bank: NL70 RABO 0318103311 t.n.v. DW4D Odoorn

Tijdens DW4D:
Adres: Torenweg nabij nr. 20, 7873 BP Odoorn
Telefoon: 0591 – 51 23 45

A. ALGEMEEN

  1. De doelstelling van de Stichting DW4D is:
    • primair het organiseren van een wandelvierdaagse (DW4D), een jeugdwandelvierdaagse (JW4D) een Kennedymars en een Kennedymars Plus in Odoorn en in de omgeving van dit dorp. De start en finish is op de Torenweg, nabij nr. 20 te Odoorn.
    • secundair het bevorderen van de wandelsport in het algemeen en het aantrekkelijk maken van de onder A.1. genoemde wandeltochten door tijdens het evenement randactiviteiten te organiseren
  2.  Het evenement vindt jaarlijks plaats in het “Hemelvaartweekend”. Op de woensdagavond voor Hemelvaartsdag om 22.00 uur is de officiële opening en start de Kennedymars en de Kennedymars Plus. Hemelvaartsdag is de eerste wandeldag van de DW4D en de JW4D en de daaropvolgende zondag de vierde wandeldag. Op zondagmiddag is de afsluiting van het evenement.
  3. De wandeltochten hebben het karakter van recreatie. Er is geen wedstrijdelement toegevoegd.
  4.  Onder wandelen wordt verstaan: “Het zich in een gematigd tempo zodanig voortbewegen, dat één van beide voeten om beurten met de grond in aanraking is.”
  5. Tijdens de wandeltochten is het niet toegestaan:
    • op enigerlei wijze uiting te geven aan politieke of religieuze gezindheid;
    • zich ten opzichte van andere deelnemers en/of publiek aanstootgevend te gedragen;
    • zichtbare reclamevoorwerpen te dragen, behoudens toestemming van de routeleider;
    • luidsprekende geluidsdragers (radio’s, cassettes, enz.) mee te voeren.
  6. Wandelaars wordt aanbevolen zich lichamelijk voor te bereiden op de wandeltochten en de afstand te wandelen die bij de lichamelijke conditie past. Ook wordt bij deelname aan de langere afstanden aangeraden om zich van te voren aan een (sport-)keuring te onderwerpen.
  7. Bij de DW4D is het toegestaan om op de 10 kilometerroutes kinder- en wandelwagens mee te voeren, bij de JW4D is dit toegestaan op zowel de 5 als 10 kilometer routes;
  8. Bij de DW4D is het op alle afstanden toegestaan honden “kort” aangelijnd mee te nemen, mits zij geen hinder vormen voor andere wandelaars. Overtreding van deze regel (loslopende honden) heeft diskwalificatie tot gevolg. Bij de JW4D is het NIET toegestaan honden mee te nemen;
  9. Op het terrein van de wandelvierdaagse zijn gratis parkeerplaatsen aanwezig voor fietsen, motoren en auto’s. De Stichting DW4D is niet aansprakelijk voor schade of vermissing. De bewaking heeft slechts een preventief karakter.
  10. Parkeren langs de openbare wegen in de directe omgeving van het evenemententerrein, is niet toegestaan.
  11. Commerciële activiteiten op het evenemententerrein zijn alleen toegestaan met schriftelijke toestemming van het bestuur.
  12. De Stichting DW4D verzorgt en regelt geen huisvesting voor deelnemers. Wel vermeldt de Stichting adressen van hotels, campings. B&B, bungalow- en recreatieparken op haar folder en op de website www.dw4d.nl.
  13. De activiteiten, die de Stichting DW4D in en rondom de tent op het evenemententerrein organiseert, zijn voor eenieder gratis toegankelijk.
  14. Foto’s die op de website www.dw4d.nl geplaatst worden, mogen door de Stichting DW4D voor eigen doeleinden gebruikt worden.
  15. De Stichting DW4D aanvaardt geen aansprakelijkheid voor de gevolgen van misbruik van de informatie over het goede doel zoals vermeld op de website www.dw4d.nl.
    Het DW4D-bestuur behoud zich het recht voor om bij twijfel een vermelding van het goede doel te weigeren.

B. INSCHRIJFGELD

Voor deelname is inschrijfgeld verschuldigd. De inschrijfgelden worden jaarlijks vastgesteld door het Stichtingsbestuur en vermeld op de website. Bij het vaststellen van de inschrijfgelden voor de JW4D en de DW4D wordt onderscheid gemaakt tussen de navolgende categorieën:
Voorinschrijvers en niet-voorinschrijvers;

  • Kinderen van de basisschool die meedoen aan de JW4D;
  • Kinderen van 6 tot en met 12 jaar die meedoen aan de DW4D;
  • Jongeren van 13 tot en met 17 jaar, die meedoen aan de DW4D;
  • Volwassenen vanaf 18 jaar die meedoen aan de DW4D;
  • Leden en niet-leden van de KWBN en buitenlandse wandelbonden.

C. (VOOR)INSCHRIJVING

  1. Voorinschrijving is mogelijk vanaf 1 december tot uiterlijk vier weken voordat het evenement van start gaat.
    Korting is alleen dan mogelijk onder voorwaarde dat bij inschrijving een eenmalige machtiging tot automatische incasso is afgegeven. Korting wordt alleen gegeven als men:

    • alle vier dagen met de DW4D of JW4D mee wandelt;
    • deelneemt aan de Kennedymars (al dan niet in combinatie met drie dagen DW4D)
    • deelneemt aan de Kennedymars Plus.
  2. Voorinschrijving geschiedt:
    • digitaal via www.dw4d.nl
  3. Na het sluiten van de voorinschrijving is inschrijven alleen nog mogelijk op onderstaande manieren:
    • Inschrijving voor de DW4D is mogelijk tijdens het Hemelvaartweekend in de tent op het evenemententerrein, op woensdag van 14.00 – 21.00 uur en op één van de volgende wandeldagen vóór de start van de betreffende afstand. Het geschiedt door inlevering van een inschrijfformulier bij de inschrijftafel in de DW4D-tent onder voorwaarde van contante betaling. (Pinnen is niet mogelijk). Ledenkorting wordt gegeven aan leden van de KWBN en buitenlandse wandelbonden.
    • Voor de Kennedymarslopers en Kennedymars-Plus-lopers geldt hetzelfde als voor de DW4D wandelaars met dat verschil dat de inschrijfbalie op woensdag is geopend tussen 14.00 en 21.30 uur.
    • Inschrijving voor de JW4D is na de periode van voorinschrijving nog mogelijk in het Hemelvaartweekend op donderdag van 09.00 tot 9.30 uur in de jeugdtent op het evenemententerrein of op één van de volgende wandeldagen tussen 09.30 en 10.00 uur. Het geschiedt door inlevering van een inschrijfformulier bij de inschrijftafel in de jeugdtent onder voorwaarde van contante betaling.
  4. Bij de eerste keer dat wordt ingeschreven voor de DW4D, de Kennedymars of de Kennedymars Plus, ontvangen wandelaars een persoonlijk startnummer. De deelnemers aan de JW4D ontvangen alleen een persoonlijk startnummer wanneer zij zich hebben vooringeschreven. Dit startnummer blijft men de daaropvolgende jaren behouden. Na deelname ontvangt men in het begin van het volgende jaar automatisch een eerste mailing.
  5. Inschrijving van een groep is alleen mogelijk als de groepsleden individueel worden aangemeld of door middel van een lijst met de volgende gegevens:
    • naam, adres en geboortedatum van de individuele deelnemers;
    • de hoeveelste keer wordt ingeschreven;
    • het startnummer bij eerdere deelname.

D. DEELNAME DW4D, KENNEDYMARS EN KENNEDYMARS-PLUS

  1. Deelname aan de 10 en 20 km is niet gebonden aan leeftijd.
  2. Deelname aan de 30 km en 40 km van de DW4D, de Kennedymars of Kennedymars-Plus is mogelijk als men tijdens het evenement 12 jaar of ouder is of wordt. Onder de 12 jaar is deelname alleen toegestaan onder begeleiding.
  3. Ongeveer 14 dagen voor de aanvang van het evenement ontvangen de “voorinschrijvers” een afhaalbewijs voor de startkaart met daarop vermeld het persoonlijk startnummer en andere relevante informatie.
  4. Voorinschrijvers ontvangen op vertoon van het toegezonden afhaalbewijs op de woensdag tussen 14.00 en 21.00 uur of op donderdag voor de start van de betreffende afstand een routeboekje en een stempelkaart. De Kennedymarslopers en Kennedymars-Plus-lopers ontvangen dit op woensdag tussen 14.00 en 21.30 uur.
  5. Voorinschrijvers kunnen de op het afhaalbewijs vermelde wandelafstand laten wijzigen bij ontvangst van de stempelkaart. De afstand waarop men de eerste dag start is bepalend voor alle vier de wandeldagen. Tussentijdse wijzigingen kunnen slechts worden doorgevoerd met toestemming van de organisatie.

E. DEELNAME JW4D

  1. Aan de JW4D kan worden deelgenomen door de basisschooljeugd:
    • de groepen 1 t/m 4 wandelen 5 km per dag;
    • de groepen 5 t/m 8 wandelen 10 km.
  2. Elk jaar wordt er een thema gekozen waaraan de randactiviteiten ontleend worden.

F. DE START VAN DE DW4D, KENNEDYMARS EN KENNEDYMARS-PLUS

  1. De starttijden voor de DW4D zijn op donderdag tot en met zondag:
    • 40 km route tussen 07.00-09.00 uur;
    • 30 km route tussen 08.00-10.00 uur;
    • 20 km route tussen 09.00-11.00 uur;
    • 10 km route tussen 10.00-12.00 uur.
  2. De Kennedymars en Kennedymars-Plus starten om 22.00 uur op de woensdagavond voor Hemelvaartsdag.
  3. Men is daadwerkelijk gestart indien men aan de start de stempelkaart heeft laten afstempelen.
  4. Stempelen vroeger dan de onder punt 1 aangegeven starttijden, is niet toegestaan. Bij misbruik volgt diskwalificatie.
  5. Controleposten langs de routes worden ingericht en gesloten op tijden gerelateerd aan de starttijden voor de verschillende routes.

G. DE START VAN DE JW4D

  1. De starttijd voor de JW4D is vanaf 10.00 uur, iedere deelnemer aan de JW4D dient om 9.30 uur aanwezig te zijn.
  2. De groepen die 10 kilometer lopen starten vanaf 10.00 uur, met een tussentijd van enkele minuten. Daarna volgen de andere groepen.
  3. Men is daadwerkelijk gestart indien men aan de start de stempelkaart heeft laten afstempelen.

H. DE ROUTES

  1. De routes van de DW4D worden duidelijk zichtbaar en per afstand aangegeven.
  2. De eerste 40 km. van de Kennedymars wandelt men ’s nachts; de tweede 40 km. wandelt men overdag over de route van 40 km. van de DW4D. Reflecterende pijlen markeren de route in de nacht. U dient er zorg voor te dragen dat u ook zelf goed zichtbaar bent.
  3. In het routeboekje zijn de beschrijvingen van de routes opgenomen.
  4. Voor de JW4D worden de routes met witte paaltjes met een zwarte band aangegeven.
  5. Wanneer wandelaars op de route gebruik moeten maken van de openbare weg, dan dienen zij zoveel mogelijk links te lopen.
  6. In bossen en natuurgebieden is het niet toegestaan te roken.
  7. Men wordt dringend verzocht geen afval langs de route achter te laten, anders dan in de daarvoor aanwezige afvalcontainers. Bij de controleplaatsen zijn afvalcontainers aanwezig.
  8. De routeleider is direct verantwoordelijk voor de organisatie langs en op de routes.
  9. Controleposten worden ruim van te voren aangegeven. Op de controleposten dient men de stempelkaart te laten stempelen.
  10. Het Rode Kruis Korps Drenthe (RKK) organiseert, met medewerking van regionale EHBO-verenigingen, de medische verzorging. Bij de controleposten op de routes zijn EHBO-posten ingericht. De Centrale EHBO-post is op het evenemententerrein en tijdens de wandeldagen geopend vanaf 07.00 tot 17.00 uur.
  11. Horecabedrijven langs de routes doen in principe dienst als rustplaatsen. Daar waar nodig zullen mobiele verkooppunten worden ingezet.
  12. Bij elke afstand behoren een jaarlijks van te voren bepaald aantal stempelposten. Bij aankomst aan de finish dient de laatste stempel van die dag geplaatst te worden.
  13. Bij het ontbreken van een of meerdere stempels, bij deelname aan de DW4D wordt men beschouwd als uitvaller.
  14. Alle wandeldagen kunnen de deelnemers aan de DW4D hun stempelkaart tussen 12.00 uur en 17.00 uur laten afstempelen bij de finishtafels. Deelnemers aan de Kennedymars kunnen dat op donderdag tussen 12.00 en 18.00 uur doen. Deelnemers aan de Kennedymars-Plus kunnen dat op donderdag doen tussen 12.00 en 18.00 uur en op vrijdag tot en met zondag tussen 12.00 en 17.00 uur.Wandelaars die na 17.00 de finish bereiken of zich niet voor 17.00 uur melden bij de finish worden beschouwd als uitvaller. Ditzelfde geldt op donderdag na 18.00 uur voor deelnemers aan de Kennedymars en Kennedymars-Plus. De deelnemers aan de JW4D kunnen hun kaart iedere dag bij de finish laten afstempelen tussen 13.30 en 15.00 uur. De kinderen komen groepsgewijs bij de finish aan.
  15. De deelnemers van de DW4D en Kennedymars en Kennedymars-Plus kunnen op vertoon van de stempelkaart op de zondag de IVV-kaart en het wandelboekje laten afstempelen bij de betreffende stand in de tent op het evenemententerrein. Ze worden van te voren niet ingenomen.

I. BELONING DEELNEMERS DW4D, KENNEDYMARS EN KENNEDYMARS-PLUS

  1. Bij het bereiken van de finish op de vierde wandeldag tussen 12.00 en 17.00 uur ontvangt de deelnemer aan de DW4D op vertoon van de volle stempelkaart een medaille of ereteken waarop het aantal jaren dat de wandelaar de tochten heeft volbracht staat vermeld. Voor wandelaars die deelnemen aan de Kennedymars geldt hetzelfde bij het bereiken van de finish op donderdag tussen 12.00 en 18.00 uur. Voor Kennedymars-Plus wandelaars geldt dit bij het bereiken van de finish op zondag tussen 12.00 en 17.00 uur.
  2. Voor wandelaars die de tochten niet helemaal hebben volbracht is, op vertoon van hun stempelkaart, desgewenst een oorkonde op naam beschikbaar.
  3. Voor honden die de tochten geheel of gedeeltelijk met hun begeleider hebben gelopen, is op verzoek een oorkonde beschikbaar. Diet verzoek dient gedaan te zijn voor de start.

J. BELONING DEELNEMERS JW4D

Bij het bereiken van de finish op de vierde wandeldag ontvangt de wandelaar op vertoon van de volle stempelkaart een medaille of ereteken waarop het aantal jaren dat de wandelaar de tochten heeft volbracht staat vermeld.

K. SLOTBEPALINGEN:

  1. De Stichting DW4D aanvaardt op geen enkele wijze verantwoordelijkheid of geldelijke aansprakelijkheid voor:
    * tijdens het evenement ontstane blessures, ongevallen en/of ziekte;
    * schade aan- en diefstal van eigendommen van derden (wandelaars, begeleiders en publiek) op de routes, op het evenemententerrein, inclusief de tent en de parkeerterreinen;
  2. Restitutie van betaalde inschrijfgelden geschiedt volgens onderstaande voorwaarden:
    * Kosten annuleren tot 4 weken voor aanvang van het evenement: € 3,00 per volwassene en € 1,00 per kind.
    * Kosten annuleren van 4 weken tot 1 week voor aanvang van het evenement: 50% van de deelnamekosten.
    * Kosten annuleren vanaf 1 week voor aanvang van het evenement: 100% van de deelnamekosten.Annuleringskosten als hierboven beschreven worden in rekening gebracht om de door ons reeds gemaakte kosten zoals drukwerk, administratie- en verzendkosten te compenseren.
  3. Indien naar het oordeel van het Stichtingsbestuur een wandelaar fysiek niet in staat is aan de wandeltochten deel te nemen, houdt het bestuur zich het recht voor de wandelaar hierop te wijzen en in het uiterste geval deelname te weigeren.
  4. Bij overtreding van de in dit reglement gestelde voorwaarden is het Stichtingsbestuur gerechtigd een waarschuwing te geven. Herhaalde waarschuwingen leiden tot diskwalificatie.
  5. Indien door buitengewone omstandigheden het evenement of onderdelen daarvan worden afgelast, beslist het Stichtingsbestuur of en zo ja, tot welk bedrag, het inschrijfgeld kan worden terugbetaald.
  6. In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist het Stichtingsbestuur.
  7. Door betaling van de inschrijfgelden aanvaardt men dit reglement zonder enige reserve.

DW4D 2018 Hemelvaartsweekend – 9 t/m 13 mei 2018