Stichting Drentse Wandelvierdaagse
Verkorte weergave “Stichting DW4D”
Gevestigd te Valthe
Opgericht 9 november 1987
Ingeschreven bij de KvK te Meppel onder nr. 41018830
Lid van de Koninklijke Wandel Bond Nederland (KWBN)
Aangesloten bij de Nederlandse Federatie voor Volkssport (NFV), Nederlandse afdeling van het Internationaler Volkssportverband (IVV)
GEGEVENS VAN DE ORGANISATIE
Adres: Stichting Drentse Wandelvierdaagse
Schoolstraat 2, 7872PC Valthe
Telefoon: 0591 – 51 23 45
E-mail: info@dw4d.nl
Website: www.dw4d.nl
RABO-Bank: NL70 RABO 0318103311 t.n.v. DW4D Odoorn
Tijdens DW4D:
Adres: Hoofdstraat 9, 7873 BB Odoorn
Telefoon: 0591 – 51 23 45
A. ALGEMEEN
- De doelstelling van de Stichting DW4D is:
- primair het organiseren van een wandelvierdaagse (DW4D) eventueel aangevuld met speciale tochten zoals een Kennedymars (80 km) of een Dodentocht (100 km). De start en finish is in Odoorn.
- secundair het bevorderen van de wandelsport in het algemeen en het aantrekkelijk maken van de hiervoor genoemde wandeltochten door tijdens het evenement randactiviteiten te organiseren
- Het evenement vindt jaarlijks plaats in het “Hemelvaartweekend”. Op de woensdagavond voor Hemelvaartsdag om 22.00 uur is de officiële opening. De start van de speciale tochten vindt dan ook plaats: de Kennedymars om 22.00 uur, Dodentocht om 20.00 uur. 3
- Hemelvaartsdag is de eerste wandeldag van de DW4D en de daaropvolgende zondag de vierde wandeldag. Op zondagmiddag is de afsluiting van het evenement.
- De wandeltochten hebben het karakter van recreatie. Er is geen wedstrijdelement toegevoegd.
- Onder wandelen wordt verstaan: “Het zich in een gematigd tempo zodanig voortbewegen, dat één van beide voeten om beurten met de grond in aanraking is.”
- Tijdens de wandeltochten is het, op straffe van diskwalificatie, niet toegestaan om:
- op enigerlei wijze uiting te geven aan politieke of religieuze gezindheid;
- zich ten opzichte van andere deelnemers en/of publiek aanstootgevend te gedragen of enige vorm van overlast te vereoorzaken;
- zichtbare reclamevoorwerpen te dragen, behoudens met toestemming van de routeleider;
- luidsprekende geluidsdragers (radio’s, muziek-app’s op telefoons, enz.) mee te voeren.
- Wandelaars wordt aanbevolen zich lichamelijk voor te bereiden op de wandeltochten en de afstand te wandelen die bij de lichamelijke conditie past. Ook wordt bij deelname aan de langere afstanden aangeraden om zich van te voren aan een (sport-)keuring te onderwerpen.
- Bij de DW4D is het toegestaan om op de 10 kilometerroutes kinder- en wandelwagens mee te voeren.
- Bij de DW4D is het op alle afstanden toegestaan honden “kort” aangelijnd mee te nemen, mits zij geen hinder vormen voor andere wandelaars. Overtreding van deze regel (loslopende honden) heeft diskwalificatie tot gevolg.
- Nabij het terrein van de wandelvierdaagse zijn gratis parkeerplaatsen aanwezig voor fietsen, motoren en auto’s. Het stallen van campers op dit terrein is niet toegestaan. De Stichting DW4D is op geen enkele wijze aansprakelijk voor schade of vermissing.
- Parkeren langs de openbare wegen in de directe omgeving van het evenemententerrein, is niet toegestaan.
- Commerciële activiteiten op het evenemententerrein zijn alleen toegestaan na het verkrijgen van schriftelijke toestemming van het bestuur.
- De Stichting DW4D verzorgt en regelt geen huisvesting voor deelnemers. Wel vermeldt de Stichting adressen van hotels, campings. B&B, bungalow- en recreatieparken op haar folder en op de website www.dw4d.nl die door middel van sponsoring zijn verkregen.
- De activiteiten, die de Stichting DW4D in en rondom het startgebouw op het evenemententerrein organiseert zijn voor een ieder gratis toegankelijk.
- Tijdens het evenement worden in opdracht van de organisatie foto’s gemaakt. Foto’s die op de website www.dw4d.nl geplaatst worden mogen door de Stichting DW4D voor eigen doeleinden gebruikt worden. Indien u hiertegen bezwaar heeft dient u dit voorafgaand bekend te maken aan de organisatie.
B. INSCHRIJFGELD
Voor deelname is inschrijfgeld verschuldigd. De inschrijfgelden worden jaarlijks vastgesteld door het Stichtingsbestuur en vermeld op de website. Bij het vaststellen van de inschrijfgelden voor de DW4D wordt onderscheid gemaakt tussen de navolgende categorieën:
- Voorinschrijvers en niet-voorinschrijvers;
- Leden en niet-leden van de KWBN en buitenlandse wandelbonden;
- Jongeren van 6 tot en met 17 jaar, die meedoen aan de DW4D;
- Volwassenen vanaf 18 jaar die meedoen aan de DW4D.
C. (VOOR)INSCHRIJVING
- Voorinschrijving is mogelijk vanaf 1 december tot twee weken voor aanvang van het evenement en is alleen dan mogelijk door onmiddellijke betaling via iDeal of onder voorwaarde dat bij inschrijving een eenmalige machtiging tot automatische incasso is afgegeven.
- Voorinschrijving geschiedt digitaal via www.dw4d.nl. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de diensten van Inschrijven.nl. Zowel de DW4D als Inschrijven .nl maken gebruik van een website met beveiligde verbinding.
- Na het verstrijken van de termijn van voorinschrijving (zie C1) is inschrijven alleen nog mogelijk in/bij het startgebouw op het evenementen-terrein door inlevering van een volledig ingevuld inschrijfformulier. Dit formulier staat op de website van de DW4D en is tevens te verkrijgen bij de inschrijfbalie. Voorwaarde is een gepaste contante betaling of pinbetaling.
- Het inschrijven tijdens het evenement kan op de volgende tijden:
- op de woensdag voorafgaand van 14.00 – 18.00 uur;
- op één van de volgende wandeldagen tot 2 uur na de vroegste starttijd van de betreffende afstand;
- voor de speciale afstanden tot een half uur voor de start van de betreffende afstand.
- Bij de eerste keer dat wordt ingeschreven voor de DW4D, ontvangt de wandelaar een persoonlijk startnummer. Dit startnummer blijft men de daaropvolgende jaren behouden. Na deelname ontvangt men in het begin van het volgende jaar automatisch een mailing ter aankondiging van de komende vierdaagse.
- Bij inschrijving wordt van de deelnemers naam en adresgegevens gevraagd, alsook een emailadres en geboortedatum. Bij inschrijving is een geboortedatum nodig om het juiste tarief voor deelname te kunnen bepalen. Tevens is de geboortedatum van de deelnemer noodzakelijk om verschil te verkrijgen tussen deelnemers met een zelfde naam. De persoonlijke gegevens worden alleen door DW4D gebruikt voor het noodzakelijke toesturen van mailings. De persoonlijke gegevens worden niet verstrekt aan derden.
- De bij inschrijving gevraagde gegevens worden online bewaard en zijn alleen toegankelijk voor bestuursleden van de DW4D door middel van een inlogmethode met 2-voudige verificatie. De persoonlijke gegevens en het daaraan gekoppelde startnummer van de deelnemers worden 3 jaar na de laatste deelname uit het systeem verwijderd.
- Inschrijving van een groep is alleen mogelijk als de groepsleden individueel worden aangemeld of door middel van een lijst met de volgende gegevens:
- naam, adres en geboortedatum van de individuele deelnemers;
- de hoeveelste keer wordt ingeschreven;
- het startnummer bij eerdere deelname.
D. DEELNAME
- Deelname aan de 10, 15 en 20 km is niet gebonden aan leeftijd.
- Deelname aan de 30 km en 40 km van de DW4D is mogelijk als men tijdens het evenement 12 jaar of ouder is. Onder de 12 jaar is deelname alleen toegestaan onder begeleiding.
- Nadat het inschrijfgeld is geïncasseerd ontvangen de “voorinschrijvers” per email een afhaalbewijs voor de stempelkaart met daarop vermeld het persoonlijk startnummer en andere relevante informatie.
- Voorinschrijvers ontvangen op vertoon van het toegezonden afhaalbewijs voor de start van de betreffende afstand een stempelkaart. Tevens wordt dan de omschrijving van de route verstrekt.
E. DE START
- De starttijden zijn op donderdag tot en met zondag:
- 40 km route tussen 7.00-9.00 uur;
- 30 km route tussen 8.00-10.00 uur;
- 20 km route tussen 9.00-11.00 uur;
- 15 km route tussen 10.00-12.00 uur;
- 10 km route tussen 10.00-12.00 uur;
- Men is daadwerkelijk gestart indien men aan de start de stempelkaart heeft laten afstempelen.
- Het is, op straffe van diskwalificatie, niet toegestaan om vroeger te starten dan is aangegeven onder voornoemde punten 1 en 2.
- Controleposten langs de routes worden ingericht en gesloten op tijden gerelateerd aan de starttijden van de verschillende routes en afgestemd op de te verwachten gemiddelde wandelsnelheid.
F. DE ROUTES EN FINISH
- De routes worden duidelijk zichtbaar met pijlen en per afstand aangegeven:
- Beschrijvingen van de routes zijn opgenomen in het routeboekje of worden los verstrekt.
- Wanneer wandelaars op de route gebruik moeten maken van de openbare weg, dan dienen zij zoveel mogelijk links te lopen.
- In bossen en natuurgebieden is het niet toegestaan te roken.
- Men wordt dringend verzocht geen afval langs de route achter te laten, anders dan in de daarvoor aanwezige afvalcontainers. Bij de controleplaatsen zijn afvalcontainers aanwezig.
- De routeleider is direct verantwoordelijk voor de organisatie langs en op de routes.
- Controleposten worden van te voren aangegeven en kenbaar gemaakt. Op de controleposten dient men de stempelkaart te laten stempelen.
- Bij enkele controleposten op de routes zijn EHBO/RK-posten ingericht. De Centrale EHBO-post is op het evenemententerrein en tijdens de wandeldagen (donderdag tot en met zondag) geopend vanaf 07.00 tot 17.00 uur.
- Horecabedrijven langs de routes doen in principe dienst als rustplaatsen. Daar waar nodig zullen mobiele rustplaatsen met verkooppunten worden ingezet.
- Bij elke afstand behoren een jaarlijks van te voren bepaald aantal stempelposten. Bij aankomst aan de finish dient de laatste stempel van die dag geplaatst te worden.
- Bij het ontbreken van een of meerdere stempels wordt men beschouwd als uitvaller.
- Alle wandeldagen kunnen de deelnemers aan de DW4D hun stempelkaart tussen 12.00 uur en 17.00 uur laten afstempelen bij de finishtafels.
- Wandelaars die na 17.00 uur de finish bereiken of zich niet voor 17.00 uur melden bij de finish worden beschouwd als uitvaller.
- De deelnemers van de DW4D kunnen op vertoon van de stempelkaart op de zondag de IVV-kaart en het wandelboekje laten afstempelen bij de betreffende stand op het evenemententerrein. Ze worden van te voren niet ingenomen.
G. BELONING
- Bij het bereiken van de finish op de vierde wandeldag tussen 12.00 en 17.00 uur ontvangt de deelnemer aan de DW4D op vertoon van de volle stempelkaart een medaille of ereteken.
- Voor wandelaars die de tochten niet helemaal hebben volbracht is, op vertoon van hun stempelkaart, desgewenst een oorkonde op naam beschikbaar.
- Voor honden die de tochten geheel of gedeeltelijk met hun begeleider hebben gelopen, is op verzoek een oorkonde beschikbaar. Dit verzoek dient gedaan te zijn bij de inschrijving.
H. SLOTBEPALINGEN:
- De Stichting DW4D aanvaardt op geen enkele wijze verantwoordelijkheid of geldelijke aansprakelijkheid voor:
* tijdens het evenement ontstane blessures, ongevallen en/of ziekte;
* schade aan- en diefstal van eigendommen van derden (wandelaars, begeleiders en publiek) op de routes, op het evenemententerrein, inclusief het startgebouw en de parkeerterreinen; - Restitutie van betaalde inschrijfgelden geschiedt volgens onderstaande voorwaarden:
* tot 28 dagen voor aanvang van het evenement: 100% restitutie, 0% annuleringskosten.
* tot 14 dagen voor aanvang van het evenement: 50% restitutie, 50% annuleringskosten
* 13 dagen of minder voor aanvang van het evenement: 0% restitutie, 100% annuleringskosten. - Annuleringskosten als hierboven beschreven worden in rekening gebracht om de door ons reeds gemaakte kosten zoals drukwerk, administratie- en verzendkosten te compenseren.
- Indien naar het oordeel van het Stichtingsbestuur een wandelaar fysiek niet in staat is aan de wandeltochten deel te nemen, houdt het bestuur zich het recht voor de wandelaar hierop te wijzen en in het uiterste geval deelname te weigeren.
- Indien niet anders vermeld geldt dat, bij overtreding van één of meerdere van de in dit reglement gestelde voorwaarden, het Stichtingsbestuur gerechtigd is een waarschuwing te geven. Herhaalde waarschuwingen leiden tot diskwalificatie.
- In afwijking van lid.2 van dit hoofdstuk H geldt, dat indien door buitengewone omstandigheden het evenement of onderdelen daarvan worden afgelast, het stichtingsbestuur beslist of en zo ja tot welk bedrag, het inschrijfgeld kan worden terugbetaald.
- Buitengewone omstandigheden zijn elke omstandigheid of geheel van omstandigheden door externe factoren veroorzaakt, die zodanig onvoorzienbaar of onvermijdbaar zijn, dat de veiligheid (in de ruimste van het woord) van (de organisatie van) het evenement en of de deelnemers niet of niet geheel kan worden gegarandeerd. In deze situatie(s) is het bestuur ten allen tijde bevoegd om met directe ingang adequate en passende maatregelen te nemen en te laten uitvoeren.
- In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist het stichtingsbestuur.
- Door betaling van de inschrijfgelden aanvaardt men dit reglement zonder enige reserve.
Oktober 2023